Van phong pham

Có cách cách nào quản lý văn phòng phẩm hiệu quả hơn?

Một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự của doanh nghiệp đó chính là quản lý văn phòng phẩm. Có rất nhiều đồ dùng bút viết, hộp viết, giấy note, tab…, nếu không biết cách sắp xếp chúng sao cho hợp lý thì chắc chắn công việc của công ty sẽ bị ngưng trệ, không mua kịp lúc, đáp ứng như cầu không kịp thời. Vậy bạn có biết làm cách nào để quản lý văn phòng phẩm hiệu quả hơn hay không? Nếu không thì hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!

1.Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận

Nhiều người vẫn hay quản lý văn phòng phẩm bằng cách bạ đâu mua đó, tuy nhiên trên thực tế đó là một cách làm không khoa học, nó khiến bạn tốn nhiều thời gian và chi phí, đặc biệt là không kiểm
được tình trạng thất thoát, sử dụng văn phòng phẩm lãng phí. Vậy nên lời khuyên của chúng tôi là trước khi đi mua bạn phải tập hợp lại nhu cầu của các phòng ban rồi sau đó lên danh sach những thứ cần mua. Cách làm này vô cùng hiệu quả và đặc biệt là giúp bạn tính toán được trước chi phí mua sắm.

2. Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định

Việc để gọn gàng đồ dùng văn phòng phẩm sẽ giúp bạn phân bổ cũng như giám sát một cách dễ dàng hơn. Chỉ cần đến kho bạn sẽ biết được số lượng còn lại của đồ dùng văn phòng phẩm là bao nhiêu, có phòng ban nào đang dùng lãng phí hay không, khi ấy mới kịp thời ngăn chặn và bổ sung ngay khi thiếu hụt, phục vụ nhu cầu của nhân viên và không để tình trạng công việc bị ngưng trệ.

3. Đưa ra định mức sử dụng

Muốn kiểm soát được việc sử dụng văn phòng phẩm thì bạn phải đưa ra định mức cụ thể từng loại cho từng bộ phận hành chính khác nhau và hàng tuần, hàng tháng cấp phát đúng theo số lượng ấy. Ngoài ra bạn cũng không quên rà soát lại để biết biết mức độ đó thiếu hay đủ mà thêm bớt cho phù hợp. Cách làm này nhằm đối phó được với tình trạng có nhân viên nào tự ý mang đồ về nhà hay không.

4. Tái sử dụng khi có thể

Để tiết kiệm được chi phí cũng như bảo vệ môi trường thì có rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái chế được. Ví dụ như giấy in một mặt, còn mặt kia bạn có thể dùng để làm giấy nháp, in tài liệu

quan trọng…Ngoài ra ở gần nơi mà các nhân viên ngồi cũng như gần máy in, máy photocopy cũng phải đặt thùng để tái chế. Ngoài ra các nhân viên cũng có thể chia sẻ những vật dụng của mình không dùng đến cho người khác để phát triển ý thức tiết kiệm và giảm mức chi tiêu không cần thiết.

 Cách lưu trữ văn phòng phẩm trong kho

Chắc hẳn cơ quan, văn phòng của bạn đều có một kho lưu trữ văn phòng phẩm phải không nào. Bạn là người thủ kho, quản lý kho vật tư vậy bạn đã biết cách lưu trữ, bố trí kho văn phòng phẩm cho phù hợp và thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý hay chưa? Dưới đây là những lưu ý giúp bạn lưu trữ mọi thứ trong kho một cách khoa học hơn đấy.

1/ Nắm rõ khối lượng vật tự, văn phòng phẩm có trong kho để bố trí hợp lý

Để kho lưu trữ của công ty gọn gàng, ngăn nắp người quản kho cần phải nắm được một số yếu tố cơ bản như tên phông lưu trữ, thời gian lưu trữ, loại hình, số lượng… của chúng. Chỉ khi nắm được những điều này bạn mới biết cách bố trí chúng trong kho một cách hợp lý nhất.

Ví dụ như nắm được những loại văn phòng phẩm, vật tư nào hay sử dụng chúng ta sẽ bố trí chúng ở vị trí bên ngoài, thuận tiện cho việc lấy ra cất vào. Có như vậy kho lưu trữ của bạn mới gọn gàng và tất cả mọi người đều có thể dễ dàng sử dụng khi cần.

2/ Sắp xếp các giá tài liệu trong kho hợp lý

Hiện nay, đa phần các công ty, cơ quan đều sử dụng loại giá tài liệu cố định, khi chúng ta sắp xếp hồ sơ, tài liệu trên

giá này cần phải  chú ý đến khoảng cách giữa chúng. Cần phải có một khoảng cách phù hợp để làm lối đi nhằm mang đến sự tiện lợi cho mọi người trong việc di chuyển.

3/ Lưu trữ văn phòng phẩm theo chủng loại

Chúng ta sẽ đặt giấy in một nơi, hop dung but một nơi, kẹp giấy, kim bấm vào một vị trí… Nhớ đánh dấu, ghi tên để mọi người thuận tiện hơn khi lấy và không làm rối tung mọi thứ khi vào kho. Chúng ta cần phải nhớ nguyên tắc lưu trữ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải… Tất cả cần phải đảm bảo thật khoa học.

4/ Quy định vị trí đặt văn phòng phẩm

Chúng ta nên quy định vị trí mà mình sẽ bố trí văn phòng phẩm trong kho, hoặc có những ký hiệu dễ nhận biết để khi cần đến không phải mất thời gian tìm kiếm hay hỏi han ai cả. Văn phòng phẩm là thứ chúng ta sử dụng hằng ngày nên chắc hẳn phải đặt ở những vị trí thuận tiện nhất trong kho phải không. Hãy để những vật tư ít dùng đến ở bên trong còn văn phòng phẩm thì ưu tiên ở vị trí bên ngoài, gần với cửa kho hơn